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勘界档案管理暂行规定

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  (1997年7月25日 国务院

  勘界领导小组办公室、国家档案局发布实施)

  第一章 总则

  第一条 为了加强对勘定省、县两级行政区域界线档案(以下简称勘界档案)工作的指导,依据《中华人民共和国档案法》和《国务院关于开展勘定省、县两级行政区域界线工作有关问题的通知》,制定本规定。

  第二条 勘界档案是指在勘定行政区域界线工作过程中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同载体的历史记录。

  第三条 勘界档案是勘界工作的最终成果,是国家依法进行行政区域界线管理的依据,是国家档案的组成部分;勘界档案工作是勘界工作的重要组成部分。

  第四条 勘界档案属国家所有。

  第二章 管理体制、职责

  第五条 勘界档案工作由国务院勘界工作领导小组办公室统一领导;由各级勘界工作领导小组办公室分级负责;在档案业务上接受同级档案行政管理部门和民政机关档案部门的指导、监督和检查。

  第六条 勘界工作领导小组办公室档案工作职责:

  一、贯彻国家档案工作方针、政策,制定勘界档案工作的规章制度。

  二、负责本级勘界文件材料的立卷、归档。

  三、指导、监督、检查、验收下级勘界办勘界档案工作。

  四、向同级民政机关档案部门和上级勘界工作领导小组办公室移交勘界档案。

  五、协调、处理勘界档案工作中的其他有关问题。

  第三章 立卷

  第七条 分类和保管期限:勘界文件材料分文书综合材料、勘界成果材料两大类,保管期限划分为永久和长期两种(归档范围和档案保管期限见附件一)。

  第八条 立卷原则:遵循文件形成规律;保持文件之间的有机联系;区别不同保存价值;便于保管和利用。

  第九条 立卷方法:按照时间顺序;保持问题完整;区别不同保管期限。

  一、文书综合材料类:在分年度基础上,以问题为主结合其他特征进行组卷。

  二、勘界成果材料类:在分界线勘定阶段基础上。以界线为主,结合文件载体、形式进行组卷。

  第十条 立卷分工:

  一、文书综合材料类档案由毗邻双方勘界工作领导小组办公室分别立卷。

  二、勘界成果材料类档案在上一级勘界工作领导小组办公室指导下,由毗邻双方勘界工作领导小组办公室共同立卷。

  三、边界线交会点的协议、附图等文件材料单独编号、立卷,立卷单位为三方(或X方)勘界领导小组办公室。

  第十一条 案卷质量要求:

  一、归档的文件材料要完整、准确,分类清楚,组卷合理。案卷装订要牢固。

  二、案卷内文件材料排列保持文件之间的联系;密不可分的文件材料依序排在一起。即:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。

  三、案卷内文件材料要编页号,案卷封面、卷内目录、备考表等项目逐一填写清楚、准确。

  第十二条 案卷内文件材料排列顺序:

  一、行政区域界线协议书附图和工作用图卷:案卷封面、附图(包括封面、接图表、附图、封底)、备考表、案卷封底。

  二、界极成果表、界桩登记表、界桩照片卷:按照界桩号顺序。

  三、其他卷:按文件形成时间顺序。

  第十三条 勘界成果材料类档案实行多套异地保存。

  一、省界

  国务院勘界工作领导小组办公室保存附件一中的原件(印刷件)及第9项的复印件(印刷件)。

  省级勘界工作领导小组办公室保存复印件(印刷件)

  二、县界

  国务院勘界工作领导小组办公室保存附件一中的第9项、第 11项的复印件(印刷件)

  省级勘界工作领导小组办公室保存原件(印刷件)及第9项的复印件。

  第四章 归档

  第十四条 勘界工作领导小组办公室应定期向同级民政机关档案部门归档。

  勘界工作领导小组办公室应确保归档前案卷质量。归档移交时双方应严格履行手续。

  第十五条 归档时间:

  一、文书综合材料类档案于次年下半年向同级民政机关档案部门归档。

  二、勘界成果材料类档案待上级批复行政区域界线协议书后,向上级勘界工作领导小组办公室和同级民政机关档案部门归档。

  第十六条 民政机关档案部门应将全部勘界档案作为一个单独全宗进行保管。

  第十七条 案卷的分类排列顺序:

  一、文书综合材料类一般采用保管期限——年度排列。

  二、勘界成果材料类一般采用:行政区划管理层次界线编号顺序载体形式排列,利用界线编号使不同载体案卷之间保持有机联系。

  第十八条 按照案卷排列顺序编卷号,以固定案卷位置。编写案卷目录。

  第五章 移交

  第十九条 勘界档案在民政机关档案部门保管一定时间后,由民政机关档案部门向同级国家综合档案馆移交:

  一、勘界档案在民政部机关档案部门保管20年,向同级国家综合档案馆移交,案卷目录一式三份。

  二、勘界档案在省级民政机关档案部门保管10年,向同级国家综合档案馆移交,案卷目录一式三份。

  三、勘界档案在县级民政机关档案部门保管5年,向同级国家综合档案馆移交,案卷目录一式三份。

  第二十条 为保证国家重要档案的安全,国家有关综合档案馆有权提前接收保管条件差的勘界档案。

  第六章 利用

  第二十一条 档案保管部门应会同勘界主管部门制定勘界档案的利用制度,确保勘界档案的安全和合理利用。

  第二十二条 各级国家综合档案馆和民政档案部门应为勘界档案立卷、移交单位查阅勘界档案提供方便。

  第七章 附则

  第二十三条 各省、自治区、直辖市勘界工作领导小组办公室、档案局可参照本规定制定实施细则。

  第二十四条 本规定从颁发之日起试行。

  附件一:勘界文件材料归档范围分类与档案保管期限

  一、文书综合材料类保管期限——永久或长期

  1、各级人民政府、勘界工作领导小组及其办公室制定的有关勘界、界线测绘、边界线管理等方面的法规性文件。

  2、勘界工作领导小组及其办公室机构、人员、启用印章等文件材料。

  3、各级人民政府召开的勘界工作会议(包括勘界工作领导小组或办公室会议)有关文件材料。

  4、勘界工作计划、安排、年度工作总结等文件材料。

  5、勘界经费预、决算。

  6、车辆调拨中形成的文件材料。

  7、勘界简报。

  8、其他应归档的文件材料。

  二、勘界成果材料类保管期限——永久

  9、毗邻行政区人民政府联合勘定的行政区域界线协议书及其报批请示、上级批复。

  附件:协议书附图

  界桩成果表

  10、毗邻行政区勘界工作领导小组办公室关于起草《毗邻行政区人民政府联合勘定的行政区域界线协议书》的说明、联合勘界工作总结。

  11、边界线交会点协议、纪要、附图及测绘成果等文件材料。

  12、勘界测绘成果材料:观测手簿、计算手簿、计算成果、边界线调绘资料、航片等

  13、勘界测绘技术设计书、勘界测绘技术工作总结。

  14、工作用图

  15、界桩登记表

  16、界桩照片

  17、行政区域界线详图集及样图。

  18、双方上一级人民政府或勘界工作领导小组及其办公室、双方勘界工作领导小组及其办公室共同指定的依据材料或地形图。

  19、联合勘界实施方案及其请示、上级批复。

  20、双方(含上级)实地调查共同形成的调查报告、处理意见等文件材料。

  22、双方各级勘界协商会议形成的协议、纪要、附图等文件材料。

  23、有关业务主管部门对跨越边界线的自然资源权属处理意见。

  24、双方上一级人民政府、勘界工作领导小组的裁决及勘界工作领导小组办公室的协调处理意见。

  25、毗邻双方在界线勘定过程中形成的来往文书材料。

  26、边界线联检记录、纪要及处理意见。

  27、其他应归档的重要文件材料。

  


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