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民政部公文归档办法(试行)

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  为提高民政部机关公文归档效率,提高归档质量,促进民政部机关公文归档制度化、规范化,制定本办法。

  一、民政部公文由档案资料馆直接归档的范围

  民政部公文是民政部在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是民政部档案的主要来源。由档案资料馆归档的民政部公文包括:

  1.以民政部党组名义制发的文件;

  2.以民政部名义制发的文件;

  3.以民政部办公厅名义制发的文件。

  二、民政部公文归档的程序

  1.各司(局)起草的民政部、民政部办公厅公文原件,经办公厅秘书处加盖印章后,在办公厅秘书处暂存,档案资料馆负责整理归档。

  部直属事业单位、部管社团因工作需要,以民政部、民政部办公厅名义制发的文件,依照司(局)起草的文件归档程序办理。

  2.人事教育司起草的有关人事方面的民政部党组文件和民政部文件,由人事教育司人事处整理,于文件形成2年内向档案资料馆移交归档。

  其他司(局)起草的民政部党组文件,由起草的司(局)整理,于文件形成3个月内向档案资料馆移交归档。

  三、民政部公文归档应当备齐的有关材料

  办公厅秘书处是保证民政部公文归档齐全、完整的重要部门,各司(局)起草的公文送办公厅秘书处审核时,应当区别不同情况,备齐有关材料。有关材料包括:

  1.本司(局)起草的公文原稿;

  2.中共中央、全国人大、全国政协、国务院领导的批示;

  3.部领导对文件的批示和修改意见;

  4.批复应当附下级机关的请示及附件;

  5.对全国人大代表建议和全国政协委员提案的答复,应当分别附全国人大代表建议的原文和全国政协委员提案的原文;

  6.以民政部、民政部办公厅公文名义的复函,应当附有关单位的来函及有关材料;

  7.其他应当归档的有关材料,如非正式公文、会议纪要、会议记录稿、传真件、复印件、电话记录等。

  上述材料作为公文的附件和公文原件一起暂存办公厅秘书处,档案资料馆整理公文时,与公文原件一并归档。

  四、民政部公文后续材料的归档工作

  民政部公文归档后,各司(局)综合处还应当配合档案资料馆继续收集下列材料,及时向档案资料馆移交归档:

  1.上级机关对本司(局)承办的民政部请示、报告的批复、批示及部领导对上级机关批复、批示的后续批示,应当在收到批复、批示和部领导后续批示1个月内移交归档;

  2.有关单位对本司(局)承办的民政部、民政部办公厅函件的复函及部领导对复函的后续批示,应当在收到复函和部领导后续批示1个月内移交归档;

  3.各地民政厅(局)根据民政部、民政部办公厅文件要求上报到本司(局)的有关情况及反馈意见,应当在本司(局)办理完毕后3个月内移交归档;

  4.各司(局)承办的以国务院名义或者以民政部名义召开的会议形成的工作报告、总结讲话以及会议方案、典型材料、发言材料、会议简报、音像材料等,应当在会议结束后两周内移交归档。

  不能按照规定时间移交归档的,各司(局)综合处应当主动向档案资料馆说明原因。

  五、各司(局)归档的公文和有关材料

  各司(局)负责整理归档的公文和有关材料包括:

  1.各司(局)承办的其他机关与民政部的联合行文(非民政部作为文件主办单位的);

  2.以本司(局)名义制发的文件;

  3.本司(局)的工作计划、总结、简报;

  4.地方民政厅(局)报本司(局)的重要公文和有关材料;

  5.其他应当归档的公文和有关材料。

  


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