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民政部归档文件整理办法

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   (民办发[2002]6号,2002年10月18日)

  第一条 为适应档案管理现代化的需要,规范归档文件的整理方法,提高工作效率,根据国家档案局发布的《归档文件整理规则》,结合民政部档案工作实际,制定本办法。

  第二条 本办法适用于部机关内设机构(含临时机构,下同)在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料的归档整理。

  第三条 归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。

  第四条 归档文件的整理一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文为一件。

  第五条 文件(包括正式发文和其他应归档材料)定稿如果是计算机打印的,并且没有修改笔迹,与正本内容一致,只将文头纸或者领导签字的一页附在正本之后归档。

  第六条 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件、热敏传真纸文件应予以复制。

  第七条 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

  第八条 归档文件的整理,要遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

  第九条 归档文件应按件进行装订。装订材料可选用无酸纸信封角、无酸纸封套、不锈钢曲别针或棉线等。

  部机关的装订材料由部档案资料馆统一购置,各内设机构按需领取。较薄的件用无酸纸封套固定;较厚的件用不锈钢夹子固定;特别厚的件可直接装入卷盒,但必须在件的正面右上角、背面左上角用铅笔编写页号以排列各稿本的顺序。

  装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后。

  第十条 归档文件按照年度机构(问题)保管期限或保管期限年度机构(问题)等方法进行分类。归档文件数量不多的单位可以根据情况减少分类层次。同一全宗应保持分类方案的稳定。

  按年度分类:将文件按其形成年度进行分类。

  按保管期限分类:将文件按划定的保管期限分类。

  按机构(问题)分类:将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。

  部机关内设机构归档文件按年度机构保管期限进行分类。

  第十一条 归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

  第十二条 部机关内设机构归档文件按下列方法进行排列:先将一个年度的文件划分为永久、长期、短期三类,再在每类内将文件按处室序列集中排列,各处室的文件按事由结合时间、重要程度等排列。

  第十三条 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在每“件”文件首页上端的空白处加盖归档章(见图1),并使用钢笔、蓝黑墨水或者碳素墨水填写有关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、机构(问题)等项。

  全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。

  年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如1978。

  保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。部机关档案的保管期限仍按《民政部文书档案保管期限表》(民办发〔1996〕14号)的规定执行。

  件号:文件的排列顺序号,包括室编件号和馆编件号。室编件号在归档文件整理时由归档单位在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“1”开始标注;馆编件号在档案移交进馆时由部档案资料馆按进馆要求标注。

  机构(问题):分类方案的机构(问题)的全称或者规范化的简称,可以刻在印章上。

  第十四条 归档文件要依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。来文与复文为一件时,只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图2)。目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm),用小四号宋体字打印目录内各项。

  件号:填写室编件号。

  责任者:填写制发文件的组织或个人,即文件的发文机关(使用全称或者规范化的简称)或署名者。

  文号:文件的发文字号。

  题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“[ ]”号。

  日期:文件的形成日期。正式文件填写签发日期,其他材料填写形成日期,以8位阿拉伯数字标注年月日,如1999年9月9日标注为19990909。

  页数:每一件归档文件的总页数,用阿拉伯数字填写。文件中有图文的页面为一页。

  备注:注释文件需说明的情况。

  第十五条 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目(见图3)。其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化的简称。

  部机关内设机构归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构、编制日期五个项目,三种保管期限分别编制目录并在编制日期上加盖公章。

  第十六条 将归档文件按室编件号顺序装入盒内,并填写档案盒封面、盒脊背及备考表项目。

  档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等(见图4a)。

  档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号、机构(问题)等项(见图4b、4c)。其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“—”号连接;盒号即档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制。

  档案盒应采用无酸纸制作。部机关的档案盒由部档案资料馆统一印制,内设机构按需领取。

  第十七条 在档案盒内文件之后置放备考表,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期(见图5)。

  盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

  整理人:负责整理归档文件的人员姓名。

  检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

  日期:归档文件整理完毕的日期。

  第十八条 每年的归档文件由部机关内设机构于次年6月30日前整理好向部档案资料馆移交,并移交归档文件目录一式3份,交接双方要履行交接手续(见图6)。

  第十九条 部直属事业单位、部管社团、中国老龄协会归档文件的整理参照本办法,并可根据国家档案局发布的《归档文件整理规则》和本办法,结合自身的工作实际,制定具体的实施办法。

  第二十条 本办法由民政部档案资料馆负责解释。

  第二十一条 本办法自2003年1月1日起实施。2002年1月1日以后形成的归档文件按本办法进行整理。

  《民政部文件材料立卷、归档程序》、《民政部文书档案案卷验收标准》(民办发〔1997〕8号)同时废止,其他有关归档文件整理的规定与本办法相抵触的,以本办法为准。

   附件: 归档章、归档文件目录及其封面、档案盒、备考表、归档文件交接单式样

  


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