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民政部声像档案管理暂行规定

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  第一条 为了加强民政部机关声像档案的管理,充分开发利用声像档案信息资源,为民政工作服务,根据《民政部档案管理暂行办法》、《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》的有关规定,制定本规定。

  第二条 民政部档案资料馆对民政部机关、直属及代管单位、部管社团的声像档案工作进行监督、指导并负责部机关声像档案的保管和利用。部机关各司(局)的声像档案由部档案资料馆保管。部直属及代管单位和部管社团的声像档案自行管理,没有保管条件的,可委托部档案资料馆保管。

  第三条 本规定所称的声像档案,是指民政部机关各司(局)在职能活动中形成和收集的,具有查考、利用价值的录音带、录像带、照片和影片等。

  第四条 声像档案是部机关档案的重要组成部分,各司(局)必须做好声像材料的收集、整理和归档工作,并向部档案资料馆移交,任何单位和个人均不得据为己有。

  第五条 民政部声像档案的归档范围:

  (一)党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查民政部工作时所形成的声像材料;

  (二)反映部领导重要公务活动的声像材料;

  (三)以国务院和我部名义召开的全国民政工作会议、厅局长会议、重要专业会议和我部承办的重要的国际性会议所形成的声像材料;

  (四)民政部机关党委以及工会、共青团、妇工委召开的历次代表大会所形成的声像材料;

  (五)反映民政部重要职能活动以及具有重要纪念意义的宣传、展览、表彰活动中所形成的声像材料;

  (六)民政部组织或参加的重要外事活动中所形成的声像材料;

  (七)民政部重大基建项目的基地原貌、奠基仪式、建设之中和竣工典礼的声像材料;

  (八)各司(局)摄制或与有关部门联合摄制的反映民政业务的重要声像材料;

  (九)各司(局)收集的反映地方民政业务重大事件的声像材料;

  (十)在全国性民政业务普查活动中所形成的声像材料;

  (十一)其它具有特殊意义和保存价值的声像材料。

  第六条 声像档案的整理要求:

  (一)声像材料是部机关工作的历史记录,必须按照其形成规律、保持声像材料的历史联系以及便于保管和利用的原则进行整理。

  (二)声像材料由制作单位(或个人)分类整理。

  (三)整理工作应在每次摄录制工作完毕后进行。

  (四)归档的声像档案必须是原片、原带,且完整、清晰。若是复制件,需要注明。

  第七条 民政部声像档案按其载体分为录音带、录像带、照片和影片四大类。

  第八条 录音带、录像带的整理方法:

  (一)一盒(盘)录音带、录像带为一个保管单位。一个保管单位为一个号。内容相连续的保管单位应顺序编号,并注明。

  (二)录音带、录像带的盒套外应贴标签,并进行标注。录音带主要标注:顺序号、讲话人姓名、职务、讲话时间、标题、播放时长、录制人(单位)、录制日期、主要内容、密级等。录像带主要标注:顺序号、片名、放映时长、摄制单位、摄制时间、制式、语别、规格、保管期限、密级等和录像带的规格、制式等标识。

  (三)录音带的内容整理成文字材料的,如归入有关类别档案的案卷中,应注明互见号。

  第九条 照片档案的整理方法:

  (一)照片档案由照片、底片和文字说明三部分构成。

  (二)选择具有代表意义的照片归档保存。

  (三)以单张照片为单位编号。

  (四)对照片做文字说明。一般应以照片的自然张为单元编写说明,说明不超过200字,标明事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等,概括地提示照片所反映的全部信息。一组(若干张)联系密切的照片应加写总说明。凡已加写总说明的照片,加注*号。说明采用横写格式书写(见附件一)。

  (五)大张照片应与其他照片统一编号,单独存放,并在备注中标明“大张”字样。

  (六)反映照片内容的底片应与照片一并归档,并编号。底片号与照片号一致。

  (七)参照文书档案案卷标题的要求,为照片拟写题名,一般不超过50个字。

  第十条 影片档案的整理方法

  (一)以一部影片为单位进行整理,每部编一个顺序号,一部影片分录几盘的,每盘要编分盘号。

  (二)每盘影片盒上应贴标签, 标明片名、制作单位、时间、盘号、保管期限、密级等。

  第十一条 声像档案的保管期限,参照《民政部文书档案保管期限表》确定。

  第十二条 填写声像档案移交目录(格式见附件二),一式三份。

  第十三条 声像档案的移交

  (一)各司局综合处应于每年的6月30日前将收集的声像档案随同本单位文书档案一并移交档案资料馆。

  (二)档案资料馆在接收时要试听试看,核对内容是否相符,检查音质、色彩、成像等质量,存在问题要加以说明。验收完毕,办理移交手续。

  第十四条 声像档案的保管

  (一) 档案资料馆要对接收的声像档案再进行系统整理,建立声像档案的保管制度,配置必要的声像档案保管设施,并按《照片档案管理规范》和《磁性载体档案管理和保护规范》的有关要求进行科学保管,保证声像档案的完整和安全。

  (二)配备专人负责保管声像档案,定期对声像档案进行检查,发现粘连等问题,要及时进行修复。

  第十五条 声像档案的利用

  档案保管部门要建立健全声像档案的利用制度,并严格执行国家保密规定,编制声像档案检索工具,努力开发声像档案信息资源。

  第十六条 各直属及代管单位、部管社团,可参照本规定执

  行。

  第十七条 本规定自发布之日起施行。

  附件一:(说明书写格式)

  照片号/底片号 拍摄时间

  文字说明

  参见号 摄影者

  附件二:(移交目录格式)

  声像档案登记目录

  类别: 单位:

  顺序号 档案馆编号 题 名 拍摄

  时间 期限 互见号 备注

  

  

  

  附件三: (移交目录格式)

  备 考 表

  总 数:录音带:____盒 录像带____盒 照片____张

  底片____张

  其中永久:录音带:____盒 录像带____盒 照片____张

  底片____张

  长期:录音带:____盒 录像带____盒 照片____张

  底片____张

  短期:录音带:____盒 录像带____盒 照片____张

  底片____张

  移 交 人:

  接 收 人:

  交接时间:

  

  


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