第一条 为了加强民政部机关声像档案的管理，充分开发利用声像档案信息资源，为民政工作服务，根据《民政部档案管理暂行办法》、《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》的有关规定，制定本规定。

　　第二条 民政部档案资料馆对民政部机关、直属及代管单位、部管社团的声像档案工作进行监督、指导并负责部机关声像档案的保管和利用。部机关各司(局)的声像档案由部档案资料馆保管。部直属及代管单位和部管社团的声像档案自行管理，没有保管条件的，可委托部档案资料馆保管。

　　第三条 本规定所称的声像档案，是指民政部机关各司（局）在职能活动中形成和收集的，具有查考、利用价值的录音带、录像带、照片和影片等。

　　第四条 声像档案是部机关档案的重要组成部分，各司（局）必须做好声像材料的收集、整理和归档工作，并向部档案资料馆移交，任何单位和个人均不得据为己有。

　　第五条 民政部声像档案的归档范围：

　　（一）党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查民政部工作时所形成的声像材料；

　　（二）反映部领导重要公务活动的声像材料；

　　（三）以国务院和我部名义召开的全国民政工作会议、厅局长会议、重要专业会议和我部承办的重要的国际性会议所形成的声像材料；

　　（四）民政部机关党委以及工会、共青团、妇工委召开的历次代表大会所形成的声像材料；

　　（五）反映民政部重要职能活动以及具有重要纪念意义的宣传、展览、表彰活动中所形成的声像材料；

　　（六）民政部组织或参加的重要外事活动中所形成的声像材料；

　　（七）民政部重大基建项目的基地原貌、奠基仪式、建设之中和竣工典礼的声像材料；

　　（八）各司（局）摄制或与有关部门联合摄制的反映民政业务的重要声像材料；

　　（九）各司（局）收集的反映地方民政业务重大事件的声像材料；

　　（十）在全国性民政业务普查活动中所形成的声像材料；

　　（十一）其它具有特殊意义和保存价值的声像材料。

　　第六条 声像档案的整理要求：

　　（一）声像材料是部机关工作的历史记录，必须按照其形成规律、保持声像材料的历史联系以及便于保管和利用的原则进行整理。

　　（二）声像材料由制作单位（或个人）分类整理。

　　（三）整理工作应在每次摄录制工作完毕后进行。

　　（四）归档的声像档案必须是原片、原带，且完整、清晰。若是复制件，需要注明。

　　第七条 民政部声像档案按其载体分为录音带、录像带、照片和影片四大类。

　　第八条 录音带、录像带的整理方法：

　　（一）一盒（盘）录音带、录像带为一个保管单位。一个保管单位为一个号。内容相连续的保管单位应顺序编号，并注明。

　　（二）录音带、录像带的盒套外应贴标签，并进行标注。录音带主要标注：顺序号、讲话人姓名、职务、讲话时间、标题、播放时长、录制人（单位）、录制日期、主要内容、密级等。录像带主要标注：顺序号、片名、放映时长、摄制单位、摄制时间、制式、语别、规格、保管期限、密级等和录像带的规格、制式等标识。

　　（三）录音带的内容整理成文字材料的，如归入有关类别档案的案卷中，应注明互见号。

　　第九条 照片档案的整理方法：

　　（一）照片档案由照片、底片和文字说明三部分构成。

　　（二）选择具有代表意义的照片归档保存。

　　（三）以单张照片为单位编号。

　　（四）对照片做文字说明。一般应以照片的自然张为单元编写说明，说明不超过200字，标明事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等，概括地提示照片所反映的全部信息。一组（若干张）联系密切的照片应加写总说明。凡已加写总说明的照片，加注*号。说明采用横写格式书写（见附件一）。

　　（五）大张照片应与其他照片统一编号，单独存放，并在备注中标明“大张”字样。

　　（六）反映照片内容的底片应与照片一并归档，并编号。底片号与照片号一致。

　　（七）参照文书档案案卷标题的要求，为照片拟写题名，一般不超过５０个字。

　　第十条 影片档案的整理方法

　　（一）以一部影片为单位进行整理，每部编一个顺序号，一部影片分录几盘的,每盘要编分盘号。

　　（二）每盘影片盒上应贴标签, 标明片名、制作单位、时间、盘号、保管期限、密级等。

　　第十一条 声像档案的保管期限，参照《民政部文书档案保管期限表》确定。

　　第十二条 填写声像档案移交目录（格式见附件二），一式三份。

　　第十三条 声像档案的移交

　　（一）各司局综合处应于每年的６月３０日前将收集的声像档案随同本单位文书档案一并移交档案资料馆。

　　（二）档案资料馆在接收时要试听试看，核对内容是否相符，检查音质、色彩、成像等质量，存在问题要加以说明。验收完毕，办理移交手续。

　　第十四条 声像档案的保管

　　（一） 档案资料馆要对接收的声像档案再进行系统整理，建立声像档案的保管制度，配置必要的声像档案保管设施，并按《照片档案管理规范》和《磁性载体档案管理和保护规范》的有关要求进行科学保管，保证声像档案的完整和安全。

　　（二）配备专人负责保管声像档案，定期对声像档案进行检查，发现粘连等问题，要及时进行修复。

　　第十五条 声像档案的利用

　　档案保管部门要建立健全声像档案的利用制度，并严格执行国家保密规定，编制声像档案检索工具，努力开发声像档案信息资源。

　　第十六条 各直属及代管单位、部管社团，可参照本规定执

　　行。

　　第十七条 本规定自发布之日起施行。

　　附件一：（说明书写格式）

　　照片号/底片号 拍摄时间

　　文字说明

　　参见号 摄影者

　　附件二：(移交目录格式)

　　声像档案登记目录

　　类别： 单位：

　　顺序号 档案馆编号 题 名 拍摄

　　时间 期限 互见号 备注

　　附件三： (移交目录格式)

　　备 考 表

　　总 数：录音带：____盒 录像带____盒 照片____张

　　底片____张

　　其中永久：录音带：____盒 录像带____盒 照片____张

　　底片____张

　　长期：录音带：____盒 录像带____盒 照片____张

　　底片____张

　　短期：录音带：____盒 录像带____盒 照片____张

　　底片____张

　　移 交 人：

　　接 收 人：

　　交接时间：