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关于加强工作照片归档管理的通知

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各司(局),直属事业单位,部管社团:

  根据《民政部办公厅关于做好我部声像资料采集归档工作的通知》(民办函〔2006〕12号)精神,部档案资料馆开展了重大活动现场拍摄和归档工作,促进了声像资料归档工作的开展,取得了良好效果。但是,一些单位自行拍摄的重要会议、活动的照片未能及时归档,影响了声像归档的完整性。为进一步加强我部工作照片的归档管理,现将有关事项通知如下:

  一、进一步明确工作照片的范围

  我部的工作照片是在履行民政工作职能和开展部机关建设活动中形成的影像记录。凡在下列活动中形成的照片属于工作照片的范围:

  1.接待上级领导的视察;

  2.部党组会议、部务会议、部长办公会议;

  3.以民政部名义举办的活动;

  4.民政业务会议、工作座谈会、理论研讨会、新闻发布会;

  5.工作调研、考察;

  6.外事接待、出访以及民政部主办或合办的国际会议;

  7.机关党委、工会、共青团、妇工委召开的会议或举办的活动;

  8.离退休干部局召开的会议或组织的活动;

  9.办理工作证和公务护照的照片。

  二、进一步强化工作照片的归档手段

  为保证我部工作照片归档齐全,今后各司(局)的工作照片一律交部档案资料馆洗印,并填写声像工作服务单;部档案资料馆按照各司(局)的要求洗印并核算成本,由各司(局)综合处负责人签字认可;财务和机关事务司凭签字的声像服务工作单与部档案资料馆结算,并从各司(局)的业务经费中核销。

  部领导的工作照片由部长秘书按照上述程序办理。

  部直属事业单位、部管社团可以委托部档案资料馆开展照片洗印服务,由部档案资料馆开具发票,在本单位经费中报销。

  三、加强领导,保证工作照片归档的顺利进行

  各司(局)要高度重视工作照片的归档,严格按照工作照片洗印、归档和报销的程序运转。要按照《民政部办公厅关于做好我部声像资料采集归档工作的通知》(民办函〔2006〕12号)的要求,对洗印出的照片提供标题和内容说明,协助部档案资料馆做好归档工作。

  部档案资料馆要提供高效、优质的声像服务。要充分利用现有的声像制作设备,免费开展工作照片的拍摄服务。要不断提高洗印质量,降低工作成本。对归档的工作照片要及时进行整理,更好地为民政事业的发展服务。

  

  民政部办公厅

  二○○七年二月十六日

  


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