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民政档案工作简报(第32期)

来源:   时间:

档案业务指导版 第2

(总第32)

 

民政部档案资料馆                         2007年4月11

 

目  录

 

【民政部机关档案工作会议】

·           加强档案规范化管理  为建设和谐机关服务

——民政部档案资料馆馆长潘继生在民政部机关档案工作会议上的讲话

 

·            民政部公文归档改革工作总结

【重要发文】

·    民政部办公厅关于加强工作照片归档管理的通知

 

 

【民政部机关档案工作会议】

    按:2007328,民政部召开了机关档案工作会议。会议传达了国家档案局召开的中央和国家机关、中央企业档案工作会议精神,总结了2006年机关公文归档改革工作,布置了2007年档案工作任务。部机关各司(厅、局)综合处(办公室)档案工作负责同志参加了会议。现将民政部档案资料馆馆长潘继生同志在会议上的讲话以及《民政部公文归档改革工作总结》刊发,供各单位学习、参考。

 

加强档案规范化管理  为建设和谐机关服务

 

——民政部档案资料馆馆长潘继生

在民政部机关档案工作会议上的讲话

 

当前,全国民政系统正在认真学习贯彻党的十六届六中全会精神,全面落实第十二次全国民政会议确定的方针任务,扎实推进“以民为本,为民解困,为民服务”的各项工作。部党组为适应新时期民政事业发展的需要,决定将和谐机关建设作为民政部机关建设的长期目标,并提出了具体任务和要求。国家档案局、中央档案馆全面部署了2007年的档案工作,要求进一步增强为构建社会主义和谐社会服务的能力。因此,做好2007年的档案工作意义十分重大。下面,我就加强档案规范化管理,更好地为和谐机关建设服务讲几点意见。

一、高度重视档案规范化管理工作,提高为建设和谐机关服务的能力

档案工作与机关各司(局)密切相关,是机关工作的组成部分,是做好民政工作的基础。民政工作的实践已经证明,做好档案工作,可以更好地总结前人的经验,指导今天的工作,可以更好地修正工作中的探索,为后人留下宝贵的财富。因此,我们一定要重视档案这个基础,重视档案规范化管理在和谐机关建设中的重要作用。

(一)加强档案规范化管理,有利于全面客观地记录和谐机关建设的真实面貌

在民政部机关开展和谐机关建设,就是贯彻和落实科学发展观,发挥稳定社会、促进和谐的民政工作重要基础性作用的过程,就是领导、部署、完成民政工作的过程。档案是这些过程的真实记录,我们只有切实加强档案的规范化管理,才能将党和政府的爱民之情、亲民之义和为民之举,将民政部门解决民生、落实民权、维护民利的重大决策,将民政人“上为中央分忧,下为百姓解愁”的孺子牛精神,真实客观地记录下来,从而接受党和人民的考验,经受历史的检验。因此,我们必须从战略高度重视档案规范化管理,采取切实可行的措施,堵塞住不规范的漏洞,使档案工作在和谐机关建设中又好又快地发展。

(二)加强档案规范化管理,有利于更好地为民政业务工作服务

长期以来,我部档案工作坚持围绕中心、服务大局的原则,积极为民政业务工作的开展服务,取得了很好的成绩。但同时,也存在着档案检索困难、利用率不高,甚至有的文件没有归档的情况。正反两方面的经验说明,只有紧紧抓住档案规范化管理这条主线,做到归档齐全、整理有序、检索方便、利用全面,才能最大限度地发挥档案的价值,促进民政事业又好又快地发展。

(三)加强档案规范化管理,有利于完善协调配合机制,提高工作效率

善用协调配合机制是做好民政工作的方法之一。要做到协调配合,一靠制度,二靠沟通。档案工作的水平反映了一个单位的工作作风、工作质量和工作效率,加强档案规范化管理,就是要求机关各部门健全工作制度、完善沟通机制,确保文件材料有序运转、规范归档和利用方便。因此,我们绝不能把档案工作看作是额外负担,而是要通过加强档案规范化管理,促进工作效率的提高,促进协调配合机制的完善。

总之,加强档案规范化管理,是建设和谐机关的应有之义,也是提高档案工作为和谐机关建设服务能力的重要手段,我们必须高度重视,抓紧抓好,抓出成效,使档案工作更好地为建设和谐机关服务,为民政事业服务。

二、坚持依法管理档案,稳步提高档案规范化管理水平

实现档案工作的规范化管理,核心是贯彻落实档案法,完善各项规定和制度,深化依法管理档案。2007年,根据国家档案局的有关要求,结合我部的工作情况,要重点做好以下工作:

(一)制定《民政部机关文书档案保管期限表》

20061218,国家档案局以令的形式发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,对1987年《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件作了重大修改,并上升到部门规章的高度。今年,我部将依据《规定》的总原则制定《民政部机关文书档案保管期限表》,这既是依法管理档案的具体步骤,也是巩固我部归档改革成果,进一步完善归档制度的必然要求。目前,我馆根据各司(局)的具体情况已经起草了讨论稿,并拿到这个会上征求意见。希望大家高度重视,回去后组织本司(局)各处室的同志认真研究讨论,特别是对本司(局)的收发文进行一次梳理,确保各司(局)应归档的文件材料范围清楚、内容具体、名称准确,并确定相应的保管期限。我馆将根据大家的意见进一步完善后报办公厅,通过后报国家档案局批准。今后,档案资料馆将按照保管期限表检查各司(局)的归档质量,使我部归档工作做到依法指导、依法操作、依法监督,真正实现齐全、完整、规范的目标。

(二)提高会议文件材料归档质量

会议文件材料是归档的重要内容,也是今年我们重点抓好归档的一项重点工作。由于会议文件材料准备时间长,来源比较分散,又没有编写文号,往往出现“会前文件一大堆,会后材料找不到”的情况,给归档工作造成很大困难。今年要重点解决会议文件材料归档难的问题。一是明确归档职责。各司(局)要结合实际,确定综合处(办公室)或承办会议的业务处负责会议文件材料的归档,在筹备会议期间就要明确具体人员负责,做好文件材料的收集。二是明确归档时限。各司局应在会议结束15天内,向档案资料馆移交会议文件材料,并提供反映会议情况的照片12张,照片要写明时间、地点、人物和主题。三是要加强督促检查。档案资料馆要根据年初的会议计划和《民政部机关工作周报》的信息,跟踪会议进展情况,督促有关司(局)按时归档。对无故拖延或归档不全的,要及时通报,作为办公厅衡量会议质量的参考。各司(局)综合处(办公室)也要承担起责任,督促业务处室按时归档。希望通过我们共同的努力,使我部会议文件材料归档质量有显著的提高。

(三)切实加快民政专业档案规章建设

党的十六届六中全会和十届全国人大五次会议就加强社会建设和管理、解决民生问题作出了重大战略部署,其中许多方面与民政工作有关,这就对加快民政专业档案规章建设提出了要求。去年,档案资料馆起草印发了《民政部关于加强民政专业档案工作的通知》,今年,要在部法制司的统一指导下,在有关司(局)的支持配合下,根据民政工作的进展情况,及时跟进,适时出台相关专业档案管理办法或政策文件。一是要按照国家档案局的要求,结合我部具体情况,加强与民间组织管理局、基层政权和社区建设司、最低生活保障司的合作,探索建立健全民间组织登记档案、村委会档案、社区档案、最低生活保障档案和农村五保供养档案的方式方法,争取成熟一个推出一个。二是要加强对民政专业档案的调研,学习、了解各项民政业务工作,把握民政专业档案的形成规律,明确归档范围和管理方法,实现民政工作发展到哪里,档案工作就覆盖到哪里的目标。三是召开地名档案馆会议,推进地名档案馆承担民政专业档案综合管理的职能,积极探索不同专业档案的管理模式,加强对基层的业务指导,促进民政专业档案与民政业务的协调发展。

(四)认真实施声像材料归档制度

当前,利用照片、电视等声像材料宣传民政、推动工作,加强民政与社会的联系,已经成为档案工作的一个重要手段。在有关单位的大力支持下,近年来,档案资料馆加强了声像档案工作。如:购买声像制作设备,直接参加第十二次全国民政会议、部党组扩大会议等重大活动,采集声像材料归档;在民间组织管理局、基层政权和社区建设司的协助下,拍摄了全国农村党员干部现代远程教育教学节目30个小时;为协助筹备第十二次全国民政会议,到新华社、中央档案馆购买了历史照片。今年三月,在财务司的支持下,印发了《民政部办公厅关于加强工作照片归档管理的通知》,规定了各司(局)的工作照片应由档案资料馆负责洗印,再到财务司报销的新制度,这是贯彻李学举部长关于“改革传统的工作方式,更新工作手段”的指示精神,从源头上掌握工作照片数量,保证工作照片归档的重要举措。当前,我馆已经建立了声像制作室,可以为机关拍摄工作照片存档,也可以拍摄有关专题节目。我们将积极为各司(局)提供优质的声像制作服务,也希望各司(局)积极配合,做好有关工作,促进我部声像档案工作水平的提高。

(五)研究制定电子文件归档的规范

办公自动化、档案信息化已经成为发展趋势。为适应这一趋势,档案资料馆确立了建设“民政数字档案文献馆”的目标,制定了建设规划和技术方案,建立了档案机房,完善了信息化设备和条件。下一步要重点规范电子文件的归档。一是加强与办公厅秘书处和信息中心的合作,确定我部电子公文生成与归档的一体化解决方案。二是制定电子文件归档的规定,明确归档职责、时限、格式、标准以及后续整理的规范化项目,实现电子文件与纸质文件的“双归档”。三是依据我部现有的网络情况,在保证安全的前提下实现电子档案的网上利用,使大家在办公桌前就能够感受到档案的存着和价值,从而更加自觉地做好档案工作。

三、注重提高服务质量,为加强档案规范化管理创造条件

党的十六届六中全会对创新社会管理体制、提高社会管理水平提出了“在服务中实施管理,在管理中体现服务”的要求。档案工作既是管理工作,也是服务工作,更需要将服务贯穿于管理的各个环节,不断丰富和创新档案服务的内涵和手段,用高质量的服务促进档案规范化管理的实现。

(一)结合民政工作重点,开发档案资源

我部的档案资源,既有从1949年内务部成立直至1978年民政部建立以来的所有文书档案、财务档案、基建档案和声像档案,也有图书、报纸、期刊等文献资料。开发利用好丰富的档案文献资源,可以满足民政工作的需要,实现档案资料的价值,推动档案工作的开展。近年来,档案资料馆围绕部机关的工作重点,深入挖掘档案资源,取得了较好的成绩。如:配合第十二次全国民政会议的筹备,编写了《全国民政会议回顾》;与救灾救济司合作编辑了《民政部自然灾害应急响应》;为基层政权建设、民间组织管理、社会救助和社会工作人才队伍建设等专题研究提供了300万字的参考材料;协助办公厅编辑了《第十二次全国民政会议材料汇编》。今后,要进一步提高服务的主动性、针对性和广泛性。要围绕民政工作的重点、热点和难点,主动开发档案资源,为民政决策服务。要积极开展需求调查,加强与各司(局)的联系沟通,共同组织开发档案资源。要争取满足社会的利用需求,扩大民政档案的利用范围,促进民政部门与社会的互联互通。

(二)利用信息化手段,创新档案服务方式

现代化信息手段在档案资料工作中的应用,为创新档案服务方式,提高档案服务水平创造了条件。去年,档案资料馆根据民间组织登记档案需求量大、利用率高的情况,自主研制了民间组织档案管理系统,提高了查询速度,保护了档案原件,为有关民间组织提供了优质的电子化服务;利用电子资源、网络资源,编辑了《民政文献剪报》、《近期媒体报道》等专题信息,为司局级以上领导提供了《每日财经专讯》电子版服务。今年,档案资料馆要继续实施数字档案文献馆建设方案,用统一的平台整和档案、图书、声像等数据资源,形成各具特色的专题数据库,为部机关、民政系统和社会提供具有民政特色的档案服务。同时,要进一步探索民政专业档案的信息化管理方式,适应民政信息化的发展,不断提高档案管理和服务水平。

(三)利用各种载体,拓展档案服务领域

利用网络、展览、图书、报刊等载体,充分展示民政档案的价值,既是树立民政档案形象的需要,也是档案服务民政、服务社会的新拓展。在这方面,档案资料馆进行了积极的尝试,在民政部网站开通了“文件阅览中心”栏目;在救灾救济司的支持下,承办了亚洲减灾大会和中华慈善大会两个展览;为庆祝中国社会报创刊二十周年发表了《铭刻民政历史,展现民政精神》的专版文章。今后,档案资料馆要不断总结经验,进一步拓展服务领域。要通过建立档案资料馆网站,在政务平台上起作用,在民政局域网上树形象,在互联网上有影响。要加强与司局合作,积极举办专题展览,或为有关展览提供素材,扩大民政工作的宣传效果,体现民政档案的价值。要通过报刊等媒体,宣传档案工作的先进典型,为加强档案规范化管理创造良好的氛围。

四、加强组织领导,实现档案规范化管理的目标任务

领导是否重视档案工作,是否把档案工作摆在应有的位置,是实现档案规范化管理的关键。领导要有全局意识、责任意识,切实将档案工作与本单位的业务工作一并提上议事日程、列入岗位职责、纳入业务程序;要及时了解档案工作进展情况,切实解决工作中的各种困难和问题,为档案工作的开展创造比较好的条件;要指派专人负责档案工作,对本单位的收发文进行统一管理,保证归档文件的齐全。大家回去后,要及时向本单位的领导汇报会议情况,争取领导对档案工作的重视与支持。各单位要以贯彻会议精神为中心,认真研究一次本单位的档案工作,查找存在的漏洞,提出有效的改进措施。

档案资料馆要进一步加强自身建设,提高开展档案工作的组织协调能力。要按照胡锦涛总书记大力倡导的八个方面的良好风气,切实加强作风建设,用科学发展观指导档案工作,不断增强和谐发展的能力,在和谐机关建设中发挥档案工作应有的作用。要加强档案资料馆的功能建设,使档案馆成为民政历史的保管基地、民政文化的展示中心、民政研究的资源中心和部机关与社会的联通中心。要加强队伍建设,完善内部管理监督机制,创造和谐发展环境,造就一批奉献型、学习型、专家型、务实型的人才,使人人成为适应形势发展需要的本职工作的行家里手。要提高协调配合能力,使档案资料馆与各司(局)在档案工作上互相支持,在民政业务上互相配合,形成推动档案规范化管理的合力,共同为建设和谐机关作出贡献。

同志们,加强档案规范化管理,是促进档案工作自身和谐发展的手段,是全面提高我部档案工作水平的前提,是档案工作为和谐机关建设服务的具体体现。让我们以科学发展观为指导,以求真务实的精神,以真抓实干的作风,不断完善工作制度、工作程序、管理方法和服务方式,落实好各项工作措施,以优异的成绩迎接党的十七大的胜利召开。

 

 

民政部公文归档改革工作总结

在部党组和办公厅的正确领导下,2006年,档案资料馆对部机关的公文归档工作进行了改革,将归档重点明确为以民政部党组、民政部和民政部办公厅名义制发的文件,将归档主体由各司局转变为档案资料馆,将归档方式由一年一归档改为文件办理完毕及时归档。经过一年的实践,归档改革取得了良好的效果,达到了预期的目的,建立了符合科学发展观的归档新机制,使我部的档案工作呈现出新的面貌。

一、从实际出发,创新机关公文归档制度

文件归档是公文处理的最后环节,也是档案工作的首要环节。做好归档工作,既是记录机关历史、铭刻民政成就、打造“阳光民政”的客观需要,也是提高我部档案工作质量的一项基础工作。长期以来,我部的归档工作都是由文书处理部门,也就是各司(局)负责,其优点在于:文书处理部门了解文件形成过程,易于把握文件形成规律,能够保证归档材料的齐全完整。但在实践中,由于归档工作不是各司(局)的主要任务,往往不能做到按时归档;工作人员对归档范围、保管期限的技术要求理解不深,把握不准,归档质量难以保证;工作人员岗位变动时极易造成文件材料的丢失;档案资料馆对应归档的文件数量心中无数,业务指导的针对性不强。因此,归档不及时、归档质量不高、归档材料不全等问题,长期困扰着我部的档案工作。特别是随着政府机构改革,建立精简高效的民政机关,各司(局)普遍感到工作多,人员少,使归档工作的矛盾更加突出,个别司(局)甚至连续三年完不成归档任务,严重影响了我部档案工作的正常开展。

为了从根本上解决归档工作中存在的问题,在部领导的支持下,在办公厅领导的指导下,档案资料馆组织全体同志进行了认真的思考和研究。本着从实际出发、抓主要环节、减轻机关工作负担、提高归档工作质量的原则,提出了民政部公文在秘书处核稿印发后直接归档,档案资料馆随时接收整理的改革思路,并制定了《民政部公文归档办法(试行)》,在文件归档的重点、职责、程序、时间等方面进行了创新。

1.明确了重点归档范围。从多年的归档实践来看,以民政部党组、民政部、民政部办公厅名义制发的文件是我部档案的主要来源,档案资料馆应首先按文号去收集归档这部分文件,保证应归尽归。而以司(局)名义形成的文件,在本司(局)也有严格的登记,可以由本司(局)按登记去收集归档,同样也可以保证归档齐全。

2.明确了档案资料馆的归档职责。档案资料馆负责民政部党组、民政部和民政部办公厅文件的收集归档,不仅能够发挥专业优势,保证民政部主要档案的来源和质量,而且在一定程度上能减轻各司(局)的工作负担。

3.公文归档环节前移。秘书处加盖印章是公文制发必须经过的一个环节,也是最后一个环节,把归档工作提前至这一环节,就抓住了归档工作的主动权,解决了公文留存在承办人员手中、档案部门无法掌握的问题。

4.归档时限由一年一归改为随时归档。办公厅秘书处在核稿、编号、盖章、印发完毕后,即将文件原稿和印刷件移交档案资料馆归档,这不仅保证了文件的及时归档,也便于档案资料馆在整理中发现问题随时解决,避免出现日后文件查找不到的问题。

5.明确了相关文件材料的归档范围、时间和责任。印发文件是为了指导工作,事前要有调研,事后要有反馈,因此,在文件制发前后,会形成相关的文件材料,这些材料往往是归档中容易忽视的部分,必须围绕着编号文件予以明确。一是明确范围,如起草文件过程中的领导批示、有关部门的意见、重要的修改稿等;起草批复、复函所对应的请示、来函。二是明确归档时间,如民政部党组文件在文件形成三个月内归档;人事方面的文件在形成二年内归档;会议文件在会议结束后二周内归档。三是明确责任,如请示、去函对应的批复和复函以及要求上报的文件材料,应由主办司(局)在接到相关文件后及时移交档案资料馆。这些具体规定,既便于实际操作,也有效防止了文件归档中的遗漏。

二、加强协调配合,保证归档改革的顺利进行

李学举部长指出,做好档案工作必须有方方面面的参与、配合。做好归档改革工作更是如此。一年来,有关部门大力支持配合,档案资料馆积极协调,认真履行职责,有力地促进了归档改革的顺利开展。

1.秘书处大力支持,保证了归档程序的顺利运转。在归档改革中,办公厅秘书处成为关键部门,并相应增加了工作内容。但是,秘书处的同志毫无怨言,给予了大力支持。在改革实施前,他们认真修改《民政部公文归档办法(试行)》,对公文的分类、归档材料的划分和归纳程序等提出了中肯、积极的意见,保证了归档制度的周密。改革实施后,他们认真做好文件的接收和登记工作,保证了编号文件一件不少地移交档案资料馆。秘书处以优质的工作展现了务实的作风和良好的综合协调能力。

2.各司(局)积极配合,保证归档文件的齐全完整。虽然归档改革重点是档案资料馆负责直接归档,但由于各司(局)是文件的形成者,因此,做好归档工作仍离不开各司(局)的配合。一方面,要保证文件核稿时备齐相关的文件材料,另一方面要注意收集后续文件材料,及时向档案资料馆移交。在这方面,许多司(局)不怕麻烦,认真执行规定,保证了文件材料的齐全完整。如:区划地名司办理的区划调整文件,申报材料多,但他们不辞辛苦,主动移交。民间组织管理局办理民间组织登记,往往几经反复,经与档案资料馆协商,逐步明确了应归档的材料。救灾司和最低生活保障司还认真清理了以前积压的文件。民政工作中行之有效的配合机制成为归档改革顺利进行的推动力,也展示了各司(局)的工作素质、能力和水平。

3.档案资料馆认真履行职责,保证归档改革措施落到实处。档案资料馆作为改革的发起者,采取了一系列措施,促进归档新机制的建立。一是在保管利用室设专人,负责文件的接收、登记、整理和催交,对归档文件始终做到心中有数。二是认真研究归档文件的特点,主动了解各司(局)的工作程序,总结出同类文件的归档规律,并及时与有关司(局)沟通,使归档制度进一步细化。三是热情服务,凡是业务部门需要暂时借用的文件,都尽量满足要求,体现了档案工作为业务工作服务的宗旨。四是加强对各司(局)文件归档的指导,协助有关司(局)做好归档工作,保证部厅发文和司局发文在归档上的衔接。

总之,在大家的努力下,归档新机制逐步形成,档案资料馆已经由事后的被动指导转变为事先的主动掌握,归档工作与机关工作的联系更加紧密。

三、改革成效明显,归档工作呈现出良好的发展态势

通过改革归档制度,我部2006年归档工作呈现出又好又快发展的局面。

一是归档工作效率和质量有了极大的提高。过去文件材料积压一年后才归档,各司(局)感到头绪多,档案资料馆也不掌握文件数量。现在档案馆从源头上掌握了部厅发文的数量,随时归档,随时发现问题随时解决,归档工作的效率和质量大大提高。2006年,通过办公厅秘书处编号印发的文件共1435件,其中:民政部党组发文22件,民政部令4件,民政部发文1006件,民政部办公厅发文403件,除部分文件未到移交期限,部分答复人大代表建议和政协委员提案的文件暂由承办司(局)使用外,其余全部归档。应归档的相关材料基本齐全,待归档的批复、复函和上报材料,做到件件有登记,催办有结果,保证了归档的及时、完整和准确。民政部公文归档基本实现了应归尽归。

二是切实减轻了司(局)的工作负担。过去一年一次集中归档,各司(局)归档的文件材料数量比较多,且分散在每个人手中,需要花费较长的时间整理,再由综合处统一移交归档,有时因个别人工作忙,不能按时完成,就会影响到本司(局)的归档进度。因此,归档工作占用了司(局)不少的精力,却时效性差,质量得不到保证。现在,各司(局)只是负责后续文件材料的移交和本司(局)收发文件的归档,不仅工作量减少了,综合处也容易掌握本司(局)的文件收发情况,提高了归档质量。

三是档案保管期限的划分更加准确。划分保管期限是决定档案价值的关键环节,直接影响档案的保管和利用。过去由各处(室)负责保管期限划分,由于不是档案管理专业人员,每个人对文件材料价值的判断不同,所以造成保管期限划分比较混乱。档案资料馆负责直接归档后,可以全面衡量文件材料的价值,严格按照有关规定和要求划分保管期限,从而为进一步提高档案管理水平创造了条件。

四是规范了公文运转,提高了工作效率。归档工作质量反映了一个单位的工作作风是否扎实,如果公文运转不规范,就很难保证归档的质量。新的归档程序要求在公文核稿时备齐有关材料,就需要各司(局)在办文时考虑各个环节的连接,规范公文运转,从而提高工作效率。有关司(局)根据归档程序的改变,完善了工作程序,制定了相应措施,提出了具体要求,既提高了司(局)的工作效率和水平,又保证了归档工作质量,形成了“双赢”的局面

五是方便了各司(局)对档案的利用。过去文件办理完毕后暂存在个人手中,其他人员需要利用时非常不方便。现在各司(局)可以随时到档案馆查找最新的归档文件,方便了工作利用。

六是推进了文、印、档、电一体化建设。随着公文归档制度改革,文件的制发、印刷和归档已紧密联系在一起,为将来实行电子文件归档打下了基础。今后,电子政务平台产生的电子文件将与纸质文件统一归档,实现档案的“双套制”保管。

七是有利于民政政务公开。档案资料馆在民政部网站开通的“文件阅览中心”栏目,是打造“阳光民政”的窗口,是联系人民群众的纽带。民政部文件随时归档后,可以及时将可公开文件上网,实现“文件阅览中心”的内容经常更新,促进民政政务公开工作的开展,更好地为人民群众服务。

归档改革的成功是我们以科学发展观为指导,按照构建社会主义和谐社会的总体要求,创新发展,锐意进取的结果;是部领导、办公厅和机关各司(局)大力支持、帮助、配合的结果;是档案资料馆挖掘自身潜力,提高服务意识,围绕中心,服务大局的结果。同时,我们也要清醒地看到,归档改革的成功只是初步的,还需要我们进一步完善归档制度,创新归档手段,提高司局文件归档质量,研究解决电子文件归档问题,实现网上档案借阅利用,从而全面提高我部的档案工作水平。希望各司(局)能一如既往地支持档案资料馆的工作,我们也将不断提高档案工作为业务工作服务的水平。让我们以档案工作的优异成绩,共同为建设和谐机关做出新的贡献。

 

 

【重要发文】

 

民政部办公厅关于加强工作照片归档管理的通知

 

民办函〔200734

 

各司(局),直属事业单位,部管社团:

根据《民政部办公厅关于做好我部声像资料采集归档工作的通知》(民办函〔200612号)精神,部档案资料馆开展了重大活动现场拍摄和归档工作,促进了声像资料归档工作的开展,取得了良好效果。但是,一些单位自行拍摄的重要会议、活动的照片未能及时归档,影响了声像归档的完整性。为进一步加强我部工作照片的归档管理,现将有关事项通知如下:

一、进一步明确工作照片的范围

我部的工作照片是在履行民政工作职能和开展部机关建设活动中形成的影像记录。凡在下列活动中形成的照片属于工作照片的范围:

1.接待上级领导的视察;

2.部党组会议、部务会议、部长办公会议;

3.以民政部名义举办的活动;

4.民政业务会议、工作座谈会、理论研讨会、新闻发布会;

5.工作调研、考察;

6.外事接待、出访以及民政部主办或合办的国际会议;

7.机关党委、工会、共青团、妇工委召开的会议或举办的活动;

8.离退休干部局召开的会议或组织的活动;

9.办理工作证和公务护照的照片。

二、进一步强化工作照片的归档手段

为保证我部工作照片归档齐全,今后各司(局)的工作照片一律交部档案资料馆洗印,并填写声像工作服务单;部档案资料馆按照各司(局)的要求洗印并核算成本,由各司(局)综合处负责人签字认可;财务和机关事务司凭签字的声像服务工作单与部档案资料馆结算,并从各司(局)的业务经费中核销。

部领导的工作照片由部长秘书按照上述程序办理。

部直属事业单位、部管社团可以委托部档案资料馆开展照片洗印服务,由部档案资料馆开具发票,在本单位经费中报销。

三、加强领导,保证工作照片归档的顺利进行

各司(局)要高度重视工作照片的归档,严格按照工作照片洗印、归档和报销的程序运转。要按照《民政部办公厅关于做好我部声像资料采集归档工作的通知》(民办函〔200612号)的要求,对洗印出的照片提供标题和内容说明,协助部档案资料馆做好归档工作。

部档案资料馆要提供高效、优质的声像服务。要充分利用现有的声像制作设备,免费开展工作照片的拍摄服务。要不断提高洗印质量,降低工作成本。对归档的工作照片要及时进行整理,更好地为民政事业的发展服务。

 

 

二○○七年二月十六日

 

 

 

 

 

 


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