（民办函[2006]12号，2006年1月19日）

　　各司（局）、直属事业单位、部管社团、中国老龄协会：

　　为了加强我部声像档案的管理，充分利用声像档案资源服务于民政工作全局，更好地发挥民政工作在社会建设和管理中的职能作用，现就做好声像档案工作有关事项通知如下：

　　一、声像资料采集归档工作的内容和范围

　　随着民政业务工作的不断开拓，现代化工作手段的广泛应用，我部各单位在工作中形成了大量有价值的录音带、录像带、照片和影片等声像资料。做好声像资料的归档既是开展各项业务工作的迫切需要，也是档案管理的一项重要内容。结合我部实际，应重点做好以下声像资料的采集归档工作：

　　（一）以国务院名义召开的民政业务工作会议。

　　（二）全国人大常委会、国务院颁布有关民政业务方面 法律法规的新闻发布会议。

　　（三）党和国家领导人检查、指导民政工作的活动。

　　（四）以民政部名义召开的全国性业务工作会议。

　　（五）以民政部名义召开的表彰大会。

　　（六）以民政部名义组织的重大社会赈灾及捐赠活动。

　　（七）以民政部名义与军队有关单位开展的“双拥”活动。

　　（八）以民政部名义召开的新闻发布会议。

　　（九）部领导外事活动。

　　（十）各司（局）、部直属事业单位和部管社团的主要业务活动。

　　二、声像资料采集归档职责

　　各单位在负责举办重大活动时，同时承担声像资料的采集归档工作。具备声像录音、摄影、摄像条件的单位，可以直接开展采集声像资料工作，并在活动结束后10日内连同有关文字材料一并归档；不具备拍摄条件的，可以通过有关新闻媒体进行拍摄获取声像资料，按要求完成归档工作，也可以在开展活动5日之前与部档案资料馆联系，由档案资料馆派人员到现场进行拍摄，直接完成归档工作。在北京以外的省（自治区、直辖市）召开的重要会议或举办的重大活动，原则上由负责组织的单位进行声像资料的采集，并于会议或活动结束后30日内将有关文字、录音、录像、摄影等资料一并向部档案资料馆移交。如有特殊情况也可与部档案资料馆联系，共同完成声像采集归档工作。

　　声像采集归档工作要保证质量，做到音质、图像清晰，内容完整，能够真实反映情况。移交归档的声像资料应有时间、地点、人物、活动内容等文字说明。

　　三、切实做好已形成的声像资料归档工作

　　近年来，各单位在开展重大业务活动中已形成一批珍贵的声像资料。有些单位非常重视声像资料归档，及时与部档案资料馆联系，对有关声像资料进行加工、整理、归档，使声像档案有效地得到了保管，并为今后的利用创造了有利条件。对未按规定及时归档，散放在个人手中的声像资料，各单位要结合实际，进行一次认真的检查清理，符合归档条件的，要尽快向部档案资料馆移交。对于数量较大，需要进行整理加工的，要尽快与部档案资料馆联系，共同做好归档工作。针对检查中发现的问题，要提出整改措施，切实将声像资料归档工作落到实处。

　　四、加强配合，共同做好声像资料采集归档工作

　　做好声像档案的管理，是民政业务发展的客观要求，也是档案工作的发展趋势。民政声像资料的采集归档，需要各单位的共同努力和积极配合。部档案资料馆要进一步加强与部机关司（局）、直属事业单位、部管社团的沟通，建立联系机制，及时通报声像资料采集归档情况，研究解决有关问题，不断提高声像资料采集归档质量；部档案资料馆要充分发挥声像加工制作优势，紧密围绕民政业务需要，为各单位提供声像资料服务，如制作光盘、音带、像带、展板等。同时，要通过声像资料的开发利用，加大对地方民政工作的指导，满足公众对民政业务的需求。

　　各单位应不断强化档案工作意识，切实将声像资料采集归档纳入工作日程。要落实声像资料归档人员，明确职责，如声像归档人员工作变动，应在离岗前将其保存的所有声像资料向部档案资料馆移交。各单位要结合业务工作开展，不断改善声像资料采集条件，培养和提高声像资料采集人员的专业水平，加强对声像资料采集归档工作的督促和检查，确保声像资料的质量和完整归档。

　　民政部办公厅

　　二00六年一月十九日